본인상의 운영 순서 직원 별세 소식부터 사내 공지와 조문과 유족 지원까지

본인상은 회사 구성원 자신이 세상을 떠난 경우를 가리킵니다. 이때 회사가 할 일은 공지보다 유족의 뜻을 확인하는 일이 먼저이고, 장례가 끝난 뒤에는 퇴직금을 14일 안에 정산하는 일이 남습니다. 이 글은 총무팀이 소식을 받은 순간부터 정산까지 맡는 순서를 시점별로 정리합니다.

첫 연락의 기준

직원의 별세 소식은 대개 가족이나 가까운 동료를 거쳐 들어옵니다. 첫 연락을 받은 사람은 사실 여부를 유족에게 직접 확인하기 전까지 소식을 넓게 퍼뜨리지 않습니다. 사고나 갑작스러운 사망이라면 유족이 아직 장례식장을 정하지 못한 경우도 많습니다.

총무팀은 담당자 한 명을 유족 연락 창구로 정합니다. 여러 부서가 각자 유족에게 전화하면 경황없는 가족에게 같은 질문이 반복되기 때문입니다. 창구 담당자는 장례식장, 빈소 호실, 발인 일시, 상주 이름을 받아 적고, 그 뒤의 모든 안내를 한 사람이 전합니다.

같은 날 고인이 맡던 업무도 정리합니다. 잡혀 있던 회의와 출장은 팀장이 대신 취소하고, 고인과 직접 연락하던 거래처에는 담당자 변경을 알립니다. 거래처 통지는 "그동안 저희 ○○○ 님과 함께해 주셔서 감사했습니다. ○○○ 님께서 ○월 ○일 별세하셨기에 알려 드리며, 앞으로의 업무는 ○○○가 이어받습니다" 정도로 짧게 씁니다. 빈소 안내는 유족이 외부 조문을 받기로 한 경우에만 덧붙입니다.

유족 의사를 확인하는 범위

공지 전에 유족에게 확인할 것은 네 가지입니다. 회사 전체에 알려도 되는지, 조문을 받는지, 조의금을 받는지, 사인을 공지에 적어도 되는지입니다. 특히 사인은 유족이 원하지 않으면 쓰지 않는 것이 원칙입니다. 공지에는 "별세하셨기에 알려 드립니다"까지만 적어도 충분합니다.

가족장으로 조용히 치르겠다는 뜻이 있으면 공지는 장례를 마친 뒤로 미루고, 그 사이에는 가까운 팀원에게만 알립니다. 이 경우 회사 조화도 유족에게 받을지 먼저 묻고, 사양하면 장례 뒤 위로 서신으로 대신합니다.

사내 공지와 조화의 순서

유족 동의를 받으면 공지를 냅니다. 본인상 공지는 다른 경조 공지와 구분해 첫 줄에 고인의 이름과 소속을 씁니다.

[부고] ○○본부 ○○팀 ○○○ 님 별세

○○팀 ○○○ 님께서 ○월 ○일 별세하셨습니다. 고인의 명복을 빕니다.

빈소: ○○장례식장 ○호실

발인: ○월 ○일 ○시

상주: ○○○(배우자)

공지와 같은 날 회사 명의 근조화환을 보냅니다. 리본 문구와 명의는 근조화환 리본 문안의 기준을 따르면 됩니다.

조문단과 발인 지원의 기준

동료가 고인일 때는 조문객 대부분이 회사 사람입니다. 대표나 임원이 조문할 시간을 유족에게 미리 알리고, 같은 팀은 시간을 나눠 접객을 돕습니다. 단체 조문의 동선은 단체 조문의 운영 순서에 정리해 두었습니다.

발인 날에는 운구 인원을 회사에서 채우는 경우가 많습니다. 운구는 보통 여섯 명이 들고, 키가 비슷한 동료로 구성하면 관이 기울지 않습니다. 화장장이나 장지까지 동행할 인원은 유족과 상의해 정합니다.

빈소에서 유족에게 건네는 말은 고인과 함께 일한 기억을 담으면 됩니다. "함께 일하면서 많이 배웠습니다. 회사에서도 오래 기억하겠습니다"처럼 고인이 일터에서 어떤 사람이었는지 전하는 한마디가 가족에게는 큰 위로가 됩니다. 사고 경위나 병명을 묻는 질문은 하지 않습니다.

장례 뒤 정산의 기준

장례가 끝나면 회사는 급여와 퇴직금을 유족에게 정산합니다. 근로자퇴직급여 보장법은 근로자가 퇴직한 경우 그 지급 사유가 생긴 날부터 14일 안에 퇴직금을 지급하도록 정하고, 당사자 사이의 합의가 있으면 기일을 늦출 수 있습니다. 사망도 퇴직 사유이므로 이 기한을 기준으로 일정을 잡습니다.

받을 사람이 여럿인 경우가 많아 상속인 확인 서류를 먼저 받습니다. 회사 사우회나 상조회 경조금, 단체보험 가입 여부도 이때 함께 확인해 한 번에 안내합니다. 개인 물품은 유족이 편한 날에 정리해 직접 전하고, 업무 계정과 출입증은 그 뒤에 정리합니다.

총무팀이 지킬 네 가지 기준

• 유족 연락 창구는 한 사람으로 정합니다.
• 공지 범위, 조문, 조의금, 사인 공개는 유족에게 먼저 묻습니다.
• 조화는 공지 당일에, 운구 인원은 발인 전날까지 정합니다.
• 퇴직금은 14일 기한 안에서 유족과 일정을 맞춥니다.

퇴직금 지급 기한은 근로자퇴직급여 보장법 제9조를 따랐습니다. 공지와 지원 순서는 연구소가 회사장과 단체 조문 상담에서 정리한 운영 기준입니다.

회사 이름으로 장례 전체를 맡는 경우는 회사장 3일 의전 운영 순서에서 더 볼 수 있습니다. 직원 상을 처음 맡은 총무팀이라면 프리미엄장례연구소 상담에서 회사 지원 범위를 함께 정리해 드립니다.