사내 경조사 규정의 운영 순서 부고 접수부터 경조금과 조화와 휴가 처리까지

경조휴가는 근로기준법이 정한 법정 휴가가 아닙니다. 회사가 취업규칙이나 단체협약에 적어 둔 만큼 주는 약정 휴가이고, 상시 10명 이상이 일하는 회사는 휴가에 관한 사항을 취업규칙에 적어 신고해야 합니다. 그래서 같은 부친상이라도 회사마다 휴가 일수와 경조금이 다릅니다. 이 글은 직원 가족의 부고가 들어왔을 때 총무팀이 규정을 어떤 순서로 적용하는지를 봅니다.

부고 접수의 기준

부고는 대개 직원 본인이나 같은 팀 동료가 전화나 메시지로 먼저 알립니다. 접수한 사람은 네 가지를 바로 확인합니다. 돌아가신 분과 직원의 관계, 빈소와 발인 일시, 공지를 회사 전체에 올려도 되는지, 조의금과 조화를 받는지입니다.

관계를 정확히 받아 두는 것이 가장 중요합니다. 경조 규정은 대부분 관계에 따라 휴가 일수와 경조금을 나눠 두었기 때문에, 부친상인지 빙부상인지, 조부상인지 외조부상인지에 따라 처리할 내용이 달라집니다. 직원이 경황이 없을 때는 팀장이 대신 확인하고, 확인한 내용은 한 사람이 정리해 총무팀으로 넘깁니다. 접수 기록에는 알게 된 시각과 알린 사람도 함께 적어 둡니다. 휴가 시작일과 공지 시각을 정하는 기준이 되고, 나중에 경조금 지급 내역을 맞춰 볼 때도 쓰입니다. 규정에 없는 관계, 예를 들어 함께 살던 이모나 배우자의 조부모처럼 애매한 경우는 총무팀이 혼자 판단하지 않고 부서장과 함께 정해 같은 경우에 같은 기준이 쓰이게 합니다.

사내 공지의 운영

공지는 직원의 뜻을 먼저 듣고 올립니다. 가족장으로 조용히 치르기를 원하면 공지를 장례 뒤로 미루거나 팀 안에서만 알리고, 조문을 받는다면 빈소와 발인 일시를 적어 전체 공지로 올립니다. 공지 문장은 직원 이름과 부서, 상의 이름, 고인의 이름, 빈소, 발인 순서로 씁니다.

공지가 나간 뒤에는 조문 일정을 정합니다. 팀 단위로 함께 가는 경우가 많으므로 대표 조문 시간을 하나 정해 두면 빈소가 한꺼번에 붐비는 일을 막을 수 있습니다. 대표나 임원이 조문한다면 상주에게 미리 시간을 알려 두는 것이 예의입니다. 조문을 다녀온 뒤에는 누가 다녀왔는지 정리해 직원이 돌아왔을 때 전해 줍니다.

경조금과 조화의 처리

경조금은 규정에 적힌 관계별 금액을 그대로 지급합니다. 회사 명의의 경조금은 사회통념상 타당한 범위라면 직원의 근로소득으로 보지 않는 것이 소득세법 시행령의 기준이므로, 규정에 금액을 정해 두고 그 안에서 지급하는 편이 처리도 깔끔합니다.

조화는 빈소 위치를 확인한 뒤 발인 전날까지 도착하도록 주문합니다. 리본에는 회사 이름과 대표 직함을 적고, 같은 빈소에 회사 이름으로 조화가 두 개 들어가지 않도록 주문 창구를 총무팀 한 곳으로 모읍니다. 직원이 조화를 사양했다면 경조금만 보내고 조화는 주문하지 않습니다.

거래처 임직원의 경조사에 보내는 경조사비는 회사 비용으로 처리할 때 기준이 하나 더 있습니다. 법인세법 시행령은 건당 20만원까지는 부고장이나 청첩장 사본으로 증빙할 수 있게 하고, 20만원을 넘으면 카드 영수증 같은 적격 증빙을 갖추도록 합니다. 부고 메시지를 캡처해 지출 결의와 함께 보관하는 것이 이 때문입니다.

경조휴가의 처리

경조휴가는 규정에 적힌 일수를 근태 시스템에 바로 넣고, 직원이 따로 신청서를 쓰지 않아도 되게 처리합니다. 장례 중에 휴가 신청을 챙기게 하는 것은 직원에게 짐이 됩니다. 휴가 일수에 주말과 공휴일을 넣어 세는지는 회사마다 다르므로, 규정에 그 기준이 적혀 있지 않다면 이번 기회에 함께 정해 둡니다.

휴가를 마치고 돌아온 직원에게는 업무를 바로 몰아주지 않는 배려가 필요합니다. 첫 주에는 사망신고와 상속 같은 행정 일이 겹치므로, 반차나 외근으로 처리할 수 있는 길을 열어 두면 직원이 일과 장례 뒤 일을 함께 감당하기 쉬워집니다.

총무팀이 정해 둘 기준

• 관계별 휴가 일수와 경조금을 표 한 장으로 정리해 둡니다.
• 공지 범위와 조의금 사양 여부는 직원에게 먼저 묻습니다.
• 조화 주문 창구는 한 곳으로 모아 중복을 막습니다.
• 거래처 경조사비는 부고 사본을 지출 증빙과 함께 보관합니다.

경조휴가의 성격은 근로기준법 제93조의 취업규칙 기재 사항을, 경조금과 경조사비 처리는 소득세법 시행령과 법인세법 시행령의 기준을 따랐습니다. 회사별 휴가 일수와 금액은 각 회사의 취업규칙이 정합니다.

사내 부고의 문안은 회사장 부고 문안에서, 직원 본인이 별세했을 때의 처리는 본인상의 운영 순서에서 이어 볼 수 있습니다. 규정을 새로 만들거나 고칠 때 장례 현장의 흐름에 맞는지 살펴보고 싶다면 프리미엄장례연구소 상담에서 함께 검토해 드립니다.